Doanh nghiệp nên chọn dịch vụ cung ứng nhân lực khi nào?

Trong bối cảnh sản xuất và kinh doanh luôn biến động, việc duy trì một đội ngũ nhân sự cố định quá lớn đôi khi lại trở thành gánh nặng chi phí khổng lồ cho doanh nghiệp. Ngược lại, nếu tuyển quá ít, doanh nghiệp lại đứng trước nguy cơ vỡ tiến độ khi có đơn hàng đột xuất. Để giải quyết bài toán tiến thoái lưỡng nan này, dịch vụ cung ứng nhân lực (hay cho thuê lại lao động) ra đời như một giải pháp thực tế, linh hoạt và cực kỳ hiệu quả.

Vậy, đâu là những "thời điểm vàng" mà doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ này thay vì tự tuyển dụng?

1. Dịch vụ cung ứng nhân lực hiểu đơn giản là gì?

Thay vì bộ phận Nhân sự (HR) của nhà máy phải chật vật đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, ký hợp đồng, làm thủ tục bảo hiểm và tính lương hàng tháng cho hàng trăm công nhân; doanh nghiệp chỉ cần ký hợp đồng với một công ty cung ứng.

Công ty cung ứng này sẽ lo toàn bộ các khâu trên và đưa người lao động đến làm việc trực tiếp tại xưởng của doanh nghiệp bạn. Bạn chỉ việc quản lý năng suất làm việc hàng ngày và thanh toán tổng chi phí dịch vụ dựa trên số giờ/ngày công thực tế. Mọi rắc rối về giấy tờ, pháp lý, bảo hiểm hay rủi ro người lao động nghỉ việc giữa chừng sẽ do bên cung ứng chịu trách nhiệm giải quyết.

2. 4 thời điểm cốt lõi doanh nghiệp bắt buộc nên dùng dịch vụ cung ứng

Không phải lúc nào cũng nên thuê ngoài toàn bộ nhân sự, nhưng trong các trường hợp cụ thể dưới đây, sử dụng dịch vụ cung ứng là nước đi khôn ngoan nhất:

2.1. Bùng nổ đơn hàng theo mùa vụ

Rất nhiều ngành nghề sản xuất mang tính thời vụ cao như: gia công quà tặng cuối năm, đóng gói nông sản xuất khẩu, dệt may, giày da hay linh kiện điện tử vào mùa ra mắt sản phẩm mới. Trong những tháng cao điểm, xưởng cần gấp 300 - 500 công nhân để kịp tiến độ giao hàng, nhưng sau mùa vụ lại không cần đến số lượng này. Nếu tự tuyển và ký hợp đồng chính thức, việc cắt giảm nhân sự sau đó sẽ vi phạm luật lao động và phải đền bù rất tốn kém. Dịch vụ cung ứng nhân lực cho phép doanh nghiệp "bật/tắt" nguồn lực này một cách linh hoạt, chỉ sử dụng và trả tiền trong đúng thời gian cao điểm.

2.2. Triển khai các dự án ngắn hạn

Khi nhà máy mở rộng xưởng, cần lắp ráp dây chuyền máy móc mới, hoặc khi có một dự án thi công điện nước trong vòng 3-6 tháng. Việc tuyển mới kỹ sư, thợ hàn, thợ điện cho một dự án ngắn hạn là không thực tế vì thủ tục rườm rà. Các đơn vị cung ứng có sẵn nguồn lực thợ kỹ thuật lành nghề, có thể đến "thực chiến" ngay lập tức, làm xong dự án là rút đi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa khâu đào tạo.

2.3. Thiếu hụt nhân sự đột xuất diện rộng

Trong thực tế sản xuất, việc một nhóm công nhân hoặc thợ kỹ thuật xin nghỉ việc đột ngột, hay hàng loạt nhân sự nghỉ chế độ thai sản, ốm đau cùng lúc sẽ gây đình trệ nghiêm trọng cho toàn bộ dây chuyền. Việc tự tuyển dụng thường mất từ 2-4 tuần mới có người thay thế. Ngược lại, các công ty cung ứng chuyên nghiệp có sẵn một "kho" ứng viên dữ trữ. Họ có thể bù đắp số lượng nhân sự thiếu hụt chỉ trong vòng 24 - 48 giờ.

2.4. Khi muốn giảm tải gánh nặng thủ tục hành chính

Có những doanh nghiệp tập trung hoàn toàn vào kỹ thuật lõi và bán hàng, họ không muốn nuôi một bộ phận HR quá cồng kềnh chỉ để lo chuyện chấm công, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, xử lý kỷ luật lao động hay đóng BHXH hàng tháng. Bằng cách thuê ngoài dịch vụ cung ứng, doanh nghiệp loại bỏ được hoàn toàn các giấy tờ hành chính phức tạp, giảm thiểu rủi ro tranh chấp lao động để tập trung 100% vào việc tối ưu năng suất sản xuất.

3. Lợi ích thực tế nhìn từ góc độ chi phí vận hành

Sử dụng dịch vụ cung ứng nhân lực mang lại những con số tiết kiệm rất rõ ràng:

• Biến định phí thành biến phí: Tiền lương không còn là một khoản chi phí cố định (phải trả dù công việc ít hay nhiều). Doanh nghiệp chỉ trả tiền tương ứng với số lượng sản phẩm làm ra hoặc số giờ công thực tế phát sinh.

• Không mất chi phí tuyển dụng và đào tạo: Chi phí đăng tin trên các nền tảng việc làm, chi phí thời gian của người phỏng vấn, chi phí quần áo bảo hộ... đều được cắt giảm.

• Tối ưu dòng tiền: Không phải lo lập quỹ dự phòng cho trợ cấp thôi việc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp hay tiền thưởng Lễ, Tết.

Đặc biệt, tại các thủ phủ công nghiệp lớn như Bắc Ninh, Bắc Giang, Thái Nguyên hay Đồng Nai, Bình Dương, nơi mức độ cạnh tranh lao động cực kỳ khốc liệt, các công ty cung ứng nhân lực am hiểu sâu sắc thổ nhưỡng địa phương và có mối liên kết chặt chẽ với nguồn lao động, sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết cơn khát nhân lực nhanh hơn tự làm gấp nhiều lần.

4. Lưu ý sống còn khi chọn đối tác cung ứng nhân lực

Dù mang lại nhiều lợi ích, doanh nghiệp cũng cần thực tế và cẩn trọng khi chọn mặt gửi vàng:

• Tính hợp pháp: Chỉ hợp tác với các đơn vị có Giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cấp. Việc dùng các đội nhóm "cò mồi" tự phát rất dễ dẫn đến rủi ro pháp lý.

• Thỏa thuận rõ ràng về chất lượng: Cần có cam kết trong hợp đồng về tỷ lệ hoàn trả lao động nếu tay nghề không đạt yêu cầu. Cơ chế đổi người thế nào, trong bao lâu phải bù người mới?

• Rõ ràng trong thanh toán và pháp lý với người lao động: Đảm bảo công ty cung ứng thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trả lương và đóng bảo hiểm cho người lao động, tránh tình trạng công nhân bức xúc đình công tại chính xưởng của bạn vì công ty cung ứng nợ lương.

Kết luận

Dịch vụ cung ứng nhân lực không phải là cây đũa thần giải quyết mọi vấn đề, nhưng nó là một công cụ mang tính thực chiến cao. Khi áp dụng đúng lúc, đúng thời điểm cho các mục tiêu ngắn hạn, biến động mùa vụ hay các dự án cụ thể, đây chắc chắn là giải pháp giúp doanh nghiệp sản xuất tối ưu hóa chi phí vận hành, giữ vững tiến độ giao hàng và bảo vệ biên lợi nhuận một cách an toàn nhất.